让工作和生活「系统化」运转起来 读书笔记征文

2019-09-10 23:17

  本文是「少数派读书笔记征文活动」的第 10 篇入围作品。征文投稿已截止,我们会陆续将入围作品刊载在首

  本文是「少数派读书笔记征文活动」的第 10 篇入围作品。征文投稿已截止,我们会陆续将入围作品刊载在首页上,刊载完毕后再发布评选结果。

  在我看来,需求不是孤立存在的,一定和工作、生活的方方面面联系在一起,这些方方面面构成了一个系统。要了解需求,就得从整个系统的角度下手。

  另一方面,我也摸索出了一套数字时代的生存经验,大概可以分为两类:一类是流程(workflow),一类是清单(checklist)。少数派上也有不少文章实际上是致力于改进流程的:workflow 本身就不用说了,URL Schemes 可以让应用衔接更便捷, todolist 类让任务管理流程更顺畅,写作类工具让写作这件事儿更趁手。凡此种种,有一个最重要的目的,用我的话讲就是:「让整个流程如丝般顺滑。」

  不论是想分析和评估各种工具和应用,还是想创造和改进我自己的系统,都得琢磨一下作为「系统」的工作或者生活本身是如何运作的。

  《用系统来工作》的英文原版曾经获得过纽约图书节非小说类最佳图书。原标题是「Work the System」, 副标题是「The Simple Mechanics of Making More and Working Less」,说白了就是事半功倍。实际上这套逻辑除了可以应用到工作上,还可以推广到生活中,work 还有「使……运转」的意思,所以其实我更喜欢把题目理解成「让系统运转起来」,讨论也就可以不限于工作了。

  作者是一个叫 Sam Carpenter 的美国人。从前习惯性混吃等死,有一天灵光乍现,想到从另一个视角审视自己的生活,于是白手起家披荆斩棘创建了自己的公司。他用亲身经历阐释这种「系统」的视角,写成此书。

  根据自己的性格和偏好制定,将其作为后续的决策依据和行为指南。我将这里的经营总则理解为回答「我是一个什么样的人」。我觉得经营总则可以体现不同的价值观,原则之间难免会有取舍先后,想清楚这点,便可省去很多纠结。作者举的例子是:依据其经营总则里的一句「只提供质量超群的服务」,便决定停止将销售移动电话作为附加业务时,从而保证服务的高质量,并简化产品组成。我举个生活中的栗子:如果将自己定义为一个重情义的人,那么也大可不必因为帮朋友而错过了喜欢的演出感到遗憾。

  将环节中的每一道程序写下来,并进行初步调试,通过模拟推演考虑设计是否合理、环节衔接是否流畅。成文的工作程序不仅可以用于自我系统迭代,还可以分享出去提(zuo)高(ge)团(shuai)队(shou)效(zhang)率(gui),或者像少数派上的各位大佬做成完整的 workflow 惠泽众生。

  区别于系统优化,这里的维护主要指保证系统运转、防止系统崩溃的行为。情绪或体力低潮期更容易意志薄弱,导致个人系统崩溃。

  比如作者的个人维护系统之一是每天至少阅读一小时以安抚情绪。我理解的系统维护也可以是设计一种预防系统,就像取票处把验证身份证的平面设计成倾斜的,或者国外 ATM 机设定得先退出才能取现一样。如果可以借助预防机制强化习惯,便有助于系统的持续运转。

  这一步的关键是行动,通过实践反馈来不断调整系统的小细节,提升效能。有个小问题:什么时候是个头?可参考回答:

  这本书其实和很多写「掌握工作和生活成功的 5 个秘诀 /10 个步骤」的文章不同,它的主要价值是提供一种世界观,一种看待问题的视角和方式。

  我提炼了一下,它的基础是几种思维方式,可以启发我们站在不同角度看世界,也是拯救混乱人生的药方。

  每个庞大复杂的系统都是由一个个零碎的部件组成的。因此,如果遇到新问题,或是工作、生活混乱失调,不用眉毛胡子一把抓,只需要做自己的项目工程师,耐心分析一下系统各个环节存在什么问题,然后分而治之、逐个击破。

  好的产品经理要对产品和需求保持高度敏感,好的自我管理者也需要对自己的工作和生活保持高度觉知。就像禅宗所说的内观心法,即是将自己当做一个旁观者,细细观察自己的情绪与状态变化。2017 年诺贝尔经济学奖获得者泰勒在《助推》一书里曾经说过,我们有直觉和理性两种思维系统。很多时候我们大脑开启了直觉思维的自动导航系统,才恰恰给了我们冲动鲁莽懒惰等直觉本能趁虚而入的机会1 。因此,将自己当做一个旁观者有利于做出更理智的选择。

  基于长年自我观察,我发现:过得去的坎儿就是挑战,过不去的坎儿才是困难;有所得的坎儿是挫折,无所得的坎儿才是失败。如果将工作和生活系统化了,那么所有的挑战和挫折都可以视为优化系统的契机,以这种心态看待遇到的难题,也会豁达许多。搞不好遇到挑战还有点兴奋——优化升级系统的机会来了。

  作者认为,多任务处理是机器的事情,人就要按照单一顺序、线性执行。我最近也读到,认知心理学认为大脑更倾向于接受那些明确清晰完整的指令。这还与 GTD 里将事项分解为「下一步行动」一脉相承。因此,不必总时刻想着怎么盖一座完整的大楼,在用设计思维画出图纸后,专注于一砖一瓦就好了。

  专注当下并不意味着执迷于碎片,相反,从系统角度审视工作和生活还可以开启上帝视角,在每一个当下都能看到未来。佛谚有云:「做一事成一习,以一习成一性,以一性成一命」2 ,亦同此理。

  放慢节奏,条理生活,培养耐心,以冷静、理智的心态面对和处理各种事务,不仅是「用系统来工作」世界观的基础,也是它的表现。它将潜移默化地影响我们的思维,而我们也将在这不断的系统完善和迭代中打怪升级。

  将工作和生活系统化,喜欢条理的人可能很赞同,随性的人可能会反对,觉得这样太无趣了,活得像一台机器一样。我之前一直没想明白这个问题,直到从书中获得了启发。作者反对将系统必然视为僵硬机械的框架,提出了「从刚性框架出发去冒险」的说法:

  你的框架应该是一个安全港,便于日后由此产生疯狂怪诞的新想法,以进一步推动你实现理想人生。现在,放慢速度,开始建立秩序和结构。然后,从这个框架出发去冒险。

  我想,系统的非僵化应该体现在两个方面:一是创新,也就是这里说的冒险;二是机动,也就是灵活的空间和余地。

  作者只是提到了系统和冒险的关系,没有进一步阐释它的实现基础。自己挖坑自己填坑,我姑且推测有这么两方面。一方面,系统文件里的战略目标和经营总则为创新提供了底线。无论形式如何创新,目标和原则仍给人以可靠的安全感,因此创新不意味着偏离方向,只是寻找另外的航线而已。另一方面,拆分环节和程序部件有利于创新。有的时候创新只是不同的元素的不同组合,因此,试着调换一下元素或者组合方式就可以给人新鲜感。

  例如,我是一个喜欢以不同姿势写字的人。在将程序部件拆分为写作场景、环境类型、工具、姿势等等后,就可以玩出不同花样。坐着在房间里写乏了,可以出去散步用手机边想边写,还可以带着平板去户外写等等,不一而足,可以不断解锁。

  这一点作者没提,于是我继续填坑。机动灵活与创新相比,更倾向于留出顺其自然的余地,而不是自发设计的要素重组。我一直没想明白这点是怎么实现的,直到上周末去逛街。朋友知道,我设计了一套自我管理系统,奖励以积分兑换的方式存在,预先写在清单里,以奖励激励工作。逛街时,我发现了喜欢的耳钉,毫不犹豫地买了。

  朋友大吃一惊,问我:「这耳钉没有在你计划之内的奖励清单上啊,为什么你还会买呢?」我说:「这是一种不期而遇的惊喜,完全可以属于奖励的一部分;虽然并未发挥平日里激励的功能,但我只要根据奖励的兑换原则在系统里扣除相应分数就可以了呀。」这样,就既可以维持系统运作,又留有空间和余地,给自己一个惊喜的可能。更何况,根据丹尼尔·平克在《驱动力》里对外在驱动的分析,这种未经计划的惊喜可以给人更大的幸福感3 。

  他进一步说明,适度控制的前提是区分可控和不可控因素。可控的,专注处理、积极应对;不受控的,顺其自然。不过,我觉得防止变身控制狂还有另一个维度,那就是清楚群己边界,控制自己的系统,尊重别人的系统,不把个人意志强加于人。

  作者在这个问题上有前后矛盾之嫌:前面说也适用于个人生活,后面又说用于个人生活写下怎么保养体型这些太傻了。我倒觉得,兴许很多人还不能天然地有序安排好所有工作和生活事宜,用系统来设计生活并无不妥。

  比如我虽然喜欢练瑜伽,但有时候还是会犯懒。我分析了去上瑜伽课过程的主要环节是:约课 → 带瑜伽服 → 上课。那么更好地保证上课频率的方式就是,提前准备好瑜伽服,一次课程结束后,趁着酸爽的感觉还在,迅速约好下次上课时间,绝不等到临时才约课。提前约课其实就是利用了行为经济学中的「默认选项」操作,利用自己懒得取消课来保障约好的课这个默认选项。类似的还有利用 Mac 开机时自动启动应用的功能,一开机就打开工作相关应用,缩短热机时间。

  作者承认对「整体解决方案」不以为然,提倡分离法和简单机械论。这种说法很容易把自己树成一个靶子。其实,他提倡的不过是「把世界看成一个有序的过程组合,而不是大量景象、声音和事件的混合体」。在我看来,他反对的只是想一口吃个胖子那种生吞活剥的「整体方案」,所以才要庖丁解牛。我理解他的看法,但对作者鼓励多开发循环封闭系统的说法持保留意见。

  毕竟,单单声称反对整体观念会有一个隐患:很多问题无法通过一个小系统的自我迭代解决。当我们真的面对类似问题时,或许还要考虑:这个小系统的输入是由什么驱动的?这个小系统的输出又能驱动什么?这些都要与单一系统之外的事物和人关联。我们要做的只不过是先从一个小系统入手,再在迭代过程中发现系统缺陷,在更大的系统中改进罢了。

  教育心理学中有一个布鲁姆分类(Bloom’s Taronomy),说的正是学习程度的测量维度:回忆、理解、应用、分析、评估、创造4 。先有理解,才能分析、评估,进而创造。思考系统的构建和运作逻辑,对更新自我系统的作用自不必说,而对工具分析的作用则可以体现在我对数字时代人器关系的反思上。

  平心而论,从行文表达和逻辑组织上看,这本书并不能称得上是一本优秀的书,以经历和故事为主,结构非常松散,表达中还有重复和矛盾之处;但这丝毫不妨碍它的启发性。至少这次它帮助我又一次优化了我的系统,而且是底层系统,也算值回时间。写到这里,我想到,或许系统的世界观还可以帮我们树立一种新的价值意识,不利于系统优化的无论看出来多么高大上都不应该占用太多精力,而有利于系统优化的不论看起来多么不起眼也不应该忽略。

  事物本身的价值应该由自己判断,不同人对同一事物有不同的打开方式,同一人对同一事物在不同时期也会有不同认识——或许是一个彩蛋了。

责任编辑:admin  作者:admin